Email = metla lidstva?

Kdo dnes nemá emailovou adresu? Kdo dnes má jen jednu? Kdo nečte emaily každý den? A kdo je čte “pořád” na svém “chytrém” mobilním telefonu? Komu píská příchozí email v kapse při večeři s rodinou nebo když sedí ráno na toaletě? Snad se všichni někde poznáváme…

Lákavá klávesnice, stačí se rozepsat a email je na světě

Lákavá klávesnice, stačí se rozepsat a email je na světě…

Nedávno jsem poslouchal rozhovor s hercem Jaroslavem Duškem, známým pro své řekněme neobvyklé názory (které v mnohém dávají velký smysl), o výchově dětí a tak mě napadlo, jestli má email. Nevím, ale myslím, že má. Myslíte, že každou minutu sleduje, jestli mu nějaký nepřišel? Taky nevím, ale nevypadá na to. Vypadá, že je v pohodě, možná i proto, že emaily čte pouze v nějakém vyhrazeném čase a tak mu jeho inbox nepřekáží žít život.

K čemu se email hodí a k čemu vůbec ne? Jak se nezbláznit z 50+ zpráv každý den? Jak být efektivnější při zpracovávání emailů, těch potvor elektronických? Jak netříštit svou pozornost elektronikou při nějaké důležité činnosti? O tom je dnešní článek od Dana.

Email a proč ho máme

Email je úžasná věc a má spoustu výhod, snad bude se mnou každý souhlasit. Moc z nás už si život bez emailu ani nedovede představit. Matně si vzpomínám na jedno ze svých prvních zaměstnání pro českou pobočku společnosti Benckiser v Praze před 20 lety. Měli jsme už tehdy jakýsi vlastní firemní emailový systém, nikdo tomu nerozuměl, nikdo to moc nepoužíval, s kolegy ze zahraničí jsme si telefonovali nebo dokonce i faxovali! (Přiznejte se, kdy jste někdo naposledy posílali fax??) Taková komunikace měla určitě i pozitiva, například centrála nás otravovala jen v opravdu kritických situacích… 

Takže výhody: samozřejmě pracovní využití, posílání dokumentů, domluva s přáteli na víkendovou akci na kolech, různé newslettery, které jsme si objednali (někdy i neobjednali), komunikace s úřady, má žena například posílá přátelům email s fotkami a zážitky z našich cest, atd. Napadá nás ještě něco? Rovněž uložení, jeho přehlednost a také vyhledatelnost dokumentů je k neporovnání s minulým systémem “papíry v šanonech”. Někteří z vás čtenářů už možná ani neví, co takový pořádný šanon je… Nakonec i díky emailu jste se dozvěděli o našem novém článku na www.tristiri.cz. Zatím dobrý a o výhodách myslím není třeba se dál rozepisovat.

Je ale všechno procházka rajskou zahradou?

Samozřejmě není. Pomiňme teď různé spamy, podvody, viry a reklamy, které jsme si nepřáli dostat a přesto se nám objevili v inboxu. Ty jsou nutné zlo, nějak jsme se s nimi naučili žít a více emailových serverů a programů již má dnes v sobě zabudované spam filtry. Daleko zajímavější je se soustředit na to, co si často zaviníme sami a nebo co můžeme ovlivnit.

Navrhuji rozlišovat následující čtyři typy emailových uživatelů-zneuživatelů:

1. Smartphone maniak

Člověk, který bez emailu nemůže žít. “Chytrý telefon” (poslední model) považuje za nejúžasnější vynález lidstva, spí s ním, chodí na záchod, na meetingu jej má slavnostně položen před sebou a tím všem ostatním naznačuje, že jej nezajímá ani porada ani lidi, kteří na ni přišli. Telefon má rovněž na večeři s přítelkyní / přítelem, 20% času věnuje jídlu, 20% konverzaci a 60% svému černému miláčkovi na stole. Pokud se příchozí email či esemeska nehlásí každé dvě minuty, znatelně znervózní. Samozřejmě přístroj nepoužívá jen na emaily, to by byla přece škoda! Vždyť už je tolik krásných aplikací, kterým můžeme věnovat svůj čas a neztrácet jej otravnou konverzací s ostatními… Tyto lidi je potřeba hnát bičem, rozejít se s nimi, při vstupu do zasedačky jim telefon odebrat jako zbraň, a/nebo jim ho “náhodou” polít pivem v hospodě.

Meeting bez chytrých telefonů? To přece nejde!

Meeting bez chytrých telefonů? To přece nejde!

2. Úspěšný absolvent kurzu psaní na stroji

Tento exemplář je hrdý na svou dovednost psát všemi deseti, hbité prstíky se mu na klávesnici jen míhají a výsledkem jsou 3 a více stránkové emaily. Je náležitě pyšný na své výstupy a tráví většinu pracovní doby u klávesnice. Ovšem pro své okolí – hotové nadělení. Vždyť kdo má dnes čas číst stránky textu o něčem, co se dá říci dvěma odstavci nebo 15-ti minutovým rozhovorem u kávovaru.

3. Král kopie:

Náš cc: král nešťastnou náhodou objevil, že email není nutné poslat “jenom” jeho adresátovi, případně několika adresátům, ale že je možné dát na kopii celý zbytek firmy. Od té doby takto činí a komunikace v práci se výrazně zlepšila – všichni přece ví všechno… Motivace krále kopie: může být různá, od nerozhodnosti o tom, kdo opravdu má email dostat a kdo ne, až po krytí si zad ve stylu “vždyť přece šéf dostal kopii, takže mám pravdu”. Pokud máme těchto lidí ve firmě víc, pak ovšem dochází k paralýze celé organizace, náš inbox je zahlcen nepotřebnými emaily a už jen letmý pohled na počet nepřečtených při ranní kávě vyvolává žaludeční nevolnost případně vybízí k okamžitému odchodu do nejbližšího Lokálu na “jedno”. Na konci článku mám jeden tip, jak vyzrát na tyto krále, pokud domluva nepomůže.

4. Neodpovídač

Má na všechno čas a emaily buď nečte nebo na ně odpovídá za dva a více týdnů. Většinou si nejsme jistí, zda email vůbec dostal a posíláme podruhé… Asi není možné 2 očekávat reakci obratem, ale pokud dostaneme odpověď na svou zprávu za dva týdny, je nám asi jasné, jakou důležitost jí neodpovídač přikládá. Na druhou stranu, takové situace jsou dobré k otestování, zda náš email byl opravdu podstatný. Pokud nám za týden je jedno, jestli nějakou odpověď dostaneme, pak jsme ho nemuseli posílat už v první řadě. Jestli nám po týdnu na odpovědi stále záleží, nezbývá než druhou stranu dohnat jinak, potkat na chodbě, telefonovat, posílat zprávy přes fejsbuk, whatsapp nebo twitter a podobně.

Všichni tyto typy známe z našeho okolí, takže jim udělejte službu a dejte jim vědět, že takhle ne, snad se polepší! Napadají vás ještě nějaké jiné?

 

Co se dá řešit po mailu a co raději ne

Email je skvělý pro krátké zprávy, posílání dokumentů, informací, řešení jednoduchých problémů. V některých, obvykle pracovních situacích ovšem potřebujeme dohodu více lidí o například dalším postupu v nějakém projektu, není jasné, která cesta bude nejvhodnější a je nutné celou věc prodiskutovat. Pak nám email nepomůže, naopak rozvine se nekonečná diskuse, která projekt jen zdrží, případně se lidé po emailu i pohádají a bude nás stát nějakou energii vše napravit.

Dalším nevhodným použitím emailu je řešení emotivně nabitých situací, výměna různých názorů, začínající konflikty. V emailu není možné dobře komunikovat naše intence a emoce a tím někdy druhá strana vidí za textem něco jiného než je napsáno. Napadá mě teď jeden příklad z nedávné praxe, kdy můj kolega žijící na druhé straně světa měl v Evropě promluvit na konferenci. Poslal organizátorům konference předem svou prezentaci k připomínkám. Grafika nebyla úplně nejmodernější, takže organizátoři (obě strany se dokonce dobře znaly!) oprávněně zaváhali, bez domluvy dokument předělali do výrazně lepší designové podoby a poslali emailem zpět přes oceán se slovy “ta tvá prezentace byla dost předpotopní, tak jsme ji vylepšili, doufáme, že se ti líbí…”. Dobrý úmysl byl úplně zazděn formou, můj kamarád se samozřejmě naštval, že to neměli měnit, jeho prezentace je přece jeho prezentace a už to jelo. Málem nebyla ani prezentace, ani řečník, ani kamarádi. Po pár vyhrocených emailech tam a zpět všichni uznali, že takto se nic nevyřeší, dohodli se, že vylepšení jsou opravdu na místě a také kde a jak je provést. V těchto situacích navrhuji zapomenout na email a dohodnout se telefonem nebo Skypem, pokud z jakéhokoliv důvodu není možné se potkat osobně.

Pár nápadů, aby email nebyla naše noční můra

Posledních 8 let pracuji pro nadnárodní společnosti mimo Českou republiku, týmy lidí, kteří mě reportují, jsou rozesety po celém světě – od Ameriky až po Japonsko. Často cestuji, dny mají 12+ pracovních hodin. Každý den najdu v inboxu přes 50 pracovních emailů a už-ani- 3 nevím-kolik soukromých. Mám rodinu, se kterou chci trávit čas a ne sedět u obrazovky. Email považuji za dobrý nástroj, ale nemám rád být jeho otrokem. Postupně jsem se tak dopracoval k několika zásadám, jak používat email a nezbláznit se…

1. Přemýšlím, kdo opravdu má email dostat a kdo ne. Snažím se omezit počet adresátů, pokud zpráva není jen pro informaci.

2. Cc: / kopie: používám jen tehdy, kdy myslím, že je nezbytně nutné, aby zprávu dostali i jiní lidé, než kterým je určena.

3. Když je potřeba více lidí a nějaká diskuse – nezdržuji se emailem a rovnou zorganizuji telekonferenci. K dispozici jsou různé nástroje: Skype for Business (dříve Lync), “obyčejný” Skype – i tam se dá dělat rozhovor s více lidmi najednou, Whatsapp, Zoom.us. Lidé, kteří se znají se obvykle nepotřebují vidět, stačí audio. Pokud se neznají, je lepší i video.

4. Všechny pracovní emaily, které nejsou adresovány přímo mě a jsem na kopii, mám automaticky přesměrovány do zvláštního “CC:” adresáře. Ten prohlížím jen zběžně, maximálně jednou za týden. Filtr / přesměrování se dá nastavit ve všech rozumných emailových aplikacích.

5. Když necestuji, mám pracovní emaily na mobilu vypnuté. U iPhone: Settings / Mail / Accounts a u dotyčného pracovního emailu vypnu mail. Tak se mi pořád synchronizuje pracovní kalendář, ale emaily nechodí. Zázrak! Zpracovávám je jen na laptopu, takže když ho u sebe nemám – příchozí emaily mě neotravují, například na večeři se ženou. Když bude nějaká krize, lidé mi zavolají nebo pošlou esemesku. Pokud krize není – email počká do zítřka.

6. Když cestuji, naopak mám pracovní emaily na mobilu zapnuté. Při cestování vzniká spousta nevyužitého času (čekání na letišti, v taxi, atd.) a je možné tak zpracovat velké množství. Zprávy ale jen čtu a mažu, případně odpovídám jednou větou. Když vidím email, který vyžaduje delší čtení nebo pořádnou odpověď – nechám ho neotevřený a dostanu se k němu později na iPadu nebo laptopu.

7. Každý email čtěte jen jednou – někde jsem o tomto přístupu četl a přiznám se, že ne vždy ho umím dodržet. Ale snažím se! Principem je otevřený email přečíst a zpracovat – odpovědět, vymazat nebo založit, tak abychom se k němu nemuseli znovu vracet a ztrácet čas čtením něčeho, co už jsme jednou přečetli.

8. Vyhrazený čas pro inbox a koncentrace. Emaily se snažím číst v blocích, tj. například hodinu ráno, hodinu odpoledne. Tím se můžu ve zbytku dne soustředit na jiné věci. Nevěřím na multitasking, nevěřím tedy, že člověk je schopen dobře vykonávat dvě věci najednou. Celý multitasking je pověra, jedná se o krátkodobé přesouvání pozornosti. Můžeme takto souběžně dělat nějaké rutinní činnosti, například žehlit a koukat na televizi. Není ale možné se zároveň soustředit na důležitý telefonát a zároveň číst email od přítelkyně. Však si to zkuste! Přistihnete se, že buď dáváte pozor na to, co slyšíte 4 nebo co vidíte. Pak se buď musíte zeptat “promiň, co jsi říkal?” nebo email začít číst znovu.

9. Vypnuté všechny signály o příchozích emailech. Souvisí s koncentrací – pokud mi bude pořád něco pípat, vibrovat, vyskakovat hláška o nově přijatém emailu… nemůžu se soustředit na to, co právě dělám. Takže vypnout všechny oznámení a emaily číst tehdy, kdy chceme, ne tehdy, kdy přijdou. Stejně tak na telefonu je možné vypnout nastavení příchozích emailů “push” (tzn. kdy email přijde přímo ze serveru ihned) a nastavit “Fetch manually” (iPhone takto, u jiných asi taky jde). Tím rozhodujeme sami, kdy nové emaily stáhnout ze serveru a přečíst.

Kdo koho ovládá?

Podle mě technologie má sloužit nám nikoliv my technologii. Když budeme email využívat tam, kde má své nenahraditelné přednosti a tehdy, kdy chceme – super. Pokud se ale staneme otroky červené kontrolky příchozího emailu a budeme jí podřizovat celý svůj život, tehdy technologie začíná ovládat nás a je na čase se zamyslet, kde je chyba a co změnit.

Proč mluvit spolu, když můžeme mluvit s někým na síti?

Proč mluvit spolu, když můžeme mluvit s někým na síti?

Jak využíváte email a které triky používáte při práci s ním? Napište mi do komentářů, rád se poučím z Vašich zkušeností a tak se s nimi můžete podělit i s ostatními čtenáři.

Když Vás článek zaujal, dejte mu palec nahoru prosím, sdílejte s přáteli a kolegy, o kterých si myslíte, že by zajímal nebo i s těmi, které email zcela ovládl a měli by si jej co nejdříve přečíst 🙂

Dan

 

PS: Tomáš ve svém příspěvku o emailech zde píše o zkušenostech s emailovou kulturou v USA, kde prý pokud neodpovíte na došlý email do pár hodin, odesílatel si myslí, že se vám něco stalo. Hrozné! Raději si dejme sklenku vína, přečtěme knížku a ve zbylém čase můžeme odpovídat na emaily…

PPS: vtipné video pro uživatele chytrých telefonů 🙂 „Guiding hands“

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *